MONICA es un programa de contabilidad que puede la puede utilizar como su asistente en los negocios. Le permitirá resolver muchos de las tareas asociadas con un negocio pequeño ó mediano. monica ha sido diseñada para servirle de una manera fácil y rápida, pero a la vez dándole la información lo más detalladamente posible.
MONICA le permite realizar con bastente facilidad los siguientes trabajos:
Facturación.- Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de ventas por clientes, por fechas, por item, por vendedor. Permite versatilidad en la impresión de facturas (forma pre-impresa, hoja simple/media pág.). Permite realizar estimados, así como la facilidad de imprimir las facturas y estimados en inglés y/o castellano. Puede realizar devoluciones. Cuando hace una factura el inventario automáticamente queda actualizado.
Inventario. - Ud. puede llevar el control de los items de su inventario: asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el costo, y la cantidad disponible de un determinado item. Así mismo tiene la capacidad de determinar el movimiento de items para un período determinado (Cuánto se vendió, montos, etc.). Determina el costo de su inventario. Lleva el kardex de los productos.
Clientes.- Ud. puede determinar mediante el auxilio de MONICA cuales han sido sus ventas por clientes, cuales son sus mejores clientes, cuanto les ha vendido y cuando
Cuentas por cobrar (Cartera).- Permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus clientes: Vencimiento de facturas, Cargos financieros, puede obtener los estados de cuenta por cada cliente. Cierre de periodos que le permite determinar cuanto le debe cada uno de sus clientes.
Cuentas por pagar.- Maneja las compras a sus suplidores, MONICA le permite realizar cotizaciones (Averiguación del precio de un producto) y luego realizar la orden de compra (Formalizar la compra del producto). Ud. puede saber cuanto le debe a un abastecedor, si la compra fue al crédito, cuando se vence la factura, etc.
Cheques.- Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un período.
Asimismo Ud. puede imprimir directamente los cheques con total seguridad (montos en números y en letras), utilizando formato preimpreso y numeración dada por computador. También puede obtener un reporte de reconciliación bancaria. Permite saber cual es su saldo. Ud. puede tener desde una ó más Ctas. Ctes. La impresión de cheques puede ser en Castellano/Inglés.
Libro Diario. Registra las actividades de la empresa mediante asientos contables (Método de la partida doble). Lo cual involucra un plan contable (Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos de hasta 14 caracteres y multinivel. MONICA le proporciona una tabla de cuentas para la mayoría de países del habla hispana. Ud. puede así mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del negocio.
Análisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa. La transferencia de asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace automáticamente.
Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance de Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado de Ganancias y Pérdidas. MONICA permite obtener estos reportes en forma interactiva, es decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento en el libro diario, se vera reflejado inmediatamente en los reportes, no es necesario el cierre de un período para poder tener los reportes, así mismo, Ud. tiene acceso a reportes históricos ya que no existe límite en el número de períodos que puede tener en su computador (la limitación viene dada por la rapidez y capacidad de procesamiento de su computador).
Así mismo MONICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que tiene pantallas intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en computación de los que probablemente ya tiene. MONICA le permite tener hasta 99 empresas en su computador y puede trabajar como punto de venta.
Si Ud. ha realizado una factura en forma manuscrita, entonces Ud. puede realizarlo en su computador utilizando a MONICA sin mayores problemas. La mayor parte de las opciones son auto explicativas.
No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a MONICA, ya que puede ser corregido sin mayores contratiempos, sea que realiza una nueva factura, un asiento contable, etc.
TUTORIAL DE MONICA
MENU DE PRESENTACION
El Menú general de Monica Una vez instalada MONICA, Ud. puede comenzar a utilizarla inmediatamente, los siguientes capítulos están ordenados en forma independiente, es decir no tiene que leer el capítulo anterior a fin de entender los siguientes capítulos, por Ejemplo si solamente desea manejar las Cuentas corrientes con su programa de MONICA simplemente dirigirse al capitulo de Ctas. Ctes. , en el computador, todo lo que tiene que hacer es un clic en el botón de Ctas. Corrientes.
Al iniciar el programa, se muestra la pantalla de presentación, ver figura 4. Allí se indica el tipo de licencia (1 usuario, 2 usuarios, etc.) y si su programa esta registrado (Si el programa no esta registrado se muestra el titulo "Licencia NO registrada", lo cual indica que tiene un numero limitado de ejecuciones).
La foto de presentación, puede ser cambiada a su gusto, por ejemplo puede usar la foto de su empresa, o los que tiene disponibles el programa al instalarse. Para ello ver la opción de parámetros, acerca de la instalación de una nueva foto de presentación.
Al ingresar a MONICA por primera vez, se muestra la pantalla con los diferentes módulos disponibles. Vea la figura 6, Cada botón lo lleva a manejar las diferentes opciones disponibles.
Ud. debe ingresar a PARAMETROS a fin de definir parámetros básicos: nombre de su empresa, moneda, etc.
En PARAMETROS Ud. solamente necesita revisar el botón correspondiente a GENERALES, ya que los otros botones pueden ser trabajados posteriormente y no tienen vital importancia cuando se esta empezando a trabajar con el programa. En la sección de GENERALES revisar el botón correspondiente al nombre de su empresa, la moneda a utilizar y el formato de fecha. En general se recomienda revisar cada uno de los botones de esta sección, estos botones son autoexplicativos.
La mayoría de las pantallas tienen una ayuda, presionando botón F1 en su teclado le mostrara en pantalla una explicación de la función de cada opción.
Como empezar a trabajar con MONICA
Si Ud. tiene necesidad de empezar a realizar facturas inmediatamente, entonces puede ir directamente a realizar facturas. MONICA le da la posibilidad de crear clientes mientras hace una factura, asimismo puede ingresar productos cuando esta haciendo una factura, cotización, compra, etc. (siempre que tenga la clave de acceso para realizarlo ó se encuentre deshabilitada la clave general - ver parámetros).
Normalmente se deben ingresar los clientes y proveedores, es decir ir al módulo de clientes-proveedores y comenzar a ingresar la lista de sus clientes y proveedores. No es necesario ingresar cada detalle de cada cliente ó proveedor ya que esto se puede ir haciendo en la medida en que se vayan obteniendo mayores detalles.
Luego el siguiente paso es ingresar el inventario al computador (Ver capítulo de inventario). Igualmente no es necesario ingresar cada detalle del ítem, simplemente ingresar el código una descripción, categoría y sus respectivos precios, luego según se vaya obteniendo mayor detalle de los productos, entonces el ítem puede ser actualizado.
Si desea solamente manejar la parte contable, lea directamente el capítulo de contabilidad , esta sección es independiente de los otros módulos, es decir cualquier transacción que se realiza en MONICA (factura, compra, débito, crédito, etc.) debe ser ingresada manualmente en la parte contable. Esta sección esta dirigida a la persona con conocimientos contables: un profesional contable por ejemplo. Antes de usar el módulo de contabilidad se aconseja revisar conceptos básicos de contabilidad. Sin embargo no se preocupe, Ud. aun puede usar el resto de módulos (facturas, inventario, compras, etc.) y posteriormente actualizar su contabilidad en el momento en que lo considere oportuno.
Aunque muchas de las opciones son autoexplicativas, la mejor manera de aprender MONICA es „explorar‟, es decir, presionar los botones „para ver que ocurre‟, recuerde que Ud. puede reversar casi todos los procesos, por ejemplo trate de efectuar una factura, un cheque, etc. y luego elimínelo.
Inclusive Ud. le recomendamos aperturar una empresa de "pruebas" en la cual puede realizar todos los estudios y análisis que desee para saber los alcances y lógicamente las limitaciones que Monica puede ofrecerle en su negocio (ver opción de Otra empresa, dentro de Parámetros) de esta manera Ud. tiene a su disposición una empresa en la que puede „jugar‟ con el programa (MONICA le permite aperturar hasta 99 empresas independientes entre sí).
FACTURACION
Introducción a la Facturación Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato que se requiere en su país. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un producto o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos.
Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un producto, para un cliente en particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Por ejemplo en Perú se utiliza la factura y el recibo, en el Salvador la factura de crédito fiscal y boleta de venta. Cada una de estas facturas puede tener un Ingresar nuevas facturas Del menú principal presionar facturas, luego se muestra la pantalla general de facturas, de allí presionar el botón de crear, después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las facturas (ver figura 3.2). En esta pantalla se muestran los diferentes campos, los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su computador la factura en pantalla. Para saltar de campo en campo, puede utilizar la tecla de ENTER, ó el tabulador. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a otro, a continuación se explican los principales campos:
formato y forma de facturar que difieren. Con Monica se pueden establecer estos tipos de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de formatos vea la opción de parámetros .
En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios. Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacén.
También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si lo desea.
Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas (ver figura nro. 3.1). Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas.
Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-venta de mercadería, en algunos países se refiere como ticket de venta, recibo, factura cambiaria de compra-venta, etc.
Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de renumerar facturas, en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada). Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar ENTER, si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente, seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble clic sobre esta opción ó presionar ENTER. Enviado a.- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra dirección. Ud. puede utilizar el botón de "Buscar" que se encuentra en dicho recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra empresa (un embarcador por ejemplo). Reg. Tributo.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que haya elegido en lugar de Reg. Tributo. puede aparecer el equivalente (por ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la opción de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros. Enviar.- Indicar la forma de envío de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por ejemplo „Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc. Pago.- Hacer un clic en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura, normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo. Vender.- Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de la mercadería, en algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede dejarlo en blanco. Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco. Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en este campo. Fecha
La mayoría de campos son autoexplicativos, sin embargo algunos de ellos merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del producto este - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código. Descuento.- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura. Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un clic en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como Repuesto original después de cada línea, es preferible crear el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario. Insertar/Eliminar fila.- Estos botones, que se activan también con F8 y F9 respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto. Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún producto. Por ejemplo si Ud. esta vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono celular, presione este botón para incluir una lista de los números de serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar mas adelante si un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea retornar un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con el número de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el producto por numero de serie simplemente usar el botón de buscar (ó ver). Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de facturas para el cliente que se ha seleccionado. Pagos previos
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura, estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura y pueden ser deshabilitados (Vea la opción de parámetros), ya que en algunos casos no son necesarios. Estos procedimientos son: .- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en "Cuentas por cobrar". Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente. Creación rápida de productos
ESTIMADOS / PROFORMAS
.- Cuando se esta facturando y Ud. no tiene el producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y luego "Enter", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente descripción, precio y costo)
Lista de productos. .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una fecha anterior a un período de cierre.
Crear Estimados La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura, vea el capitulo de ingresar nuevas facturas , para aprender el procedimiento de crear un nuevo estimado. Importar de..., esto le permitirá ver la siguiente pantalla en la cual debe especificar donde se encuentra la lista a importar. Reportes En la pestaña de reportes puede obtener informes por cliente, por fechas, por productos, etc. Estos reportes le permitirán realizar un análisis más eficiente de sus clientes.
Por ejemplo puede tener un reporte de estimados realizados para un periodo determinado para un cliente en particular ó para un producto...
Recuerde que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser modificado las veces que sea. Los estimados le permiten realizar un contacto inicial con su cliente.
La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y tienen la misma función que al hacer una factura. Un botón interesante de mencionar y que no se encuentra en la facturación es la posibilidad de importar un estimado desde una lista de texto o una lista de Excel.
Por ejemplo, su cliente puede haberle solicitado que le cotice (o que le haga una proforma), de una lista de productos. Algunas veces dichas listas son un tanto extensas y su potencial cliente puede haberle enviado dicha lista vía correo internet en una lista de texto ó una lista de Excel.
Para evitar volver a tipear los códigos de los productos, simplemente cargar la lista en el folder de Monica (puede ser cualquier otro folder) y luego en la pantalla de creación de estimados presionar botón
DERECHO RESERBADOS A LOS AUTORES:
AUTORES:
-ANGEL NAGAO KEIICHIRO
- ROLANDO PARADA LINO
- ARIEL ANGEL MENDOZA ESPINOZA
- JHONATHAN MOISES FERRUFINO ARIAS
